Die Begriffe Enterprise Content Management (ECM) System und Dokument Management System (DMS) werden insbesondere im deutschsprachigen Raum weitestgehend gleichbedeutend verwendet. Bei genauerer Betrachtung jedoch ist ein DMS ein fester Bestandteil eines größer gefassten ECM Systems. Wärend das digitale Archiv den Kernbestandteil eines DMS darstellt.
Dokumenten Management Systeme
Dokument Management Systems (DMS)
Enterprise Content Management (ECM)
Rechtssicherheit
Ein DMS ist im Kern ein auditfähiges Archivierungsssystem, das es einer Organisation erlaubt, ihre sämtlichen Dokumente in einem elektronischen Format (PDF-A Standard) revisionssicher zu speichern und auf ein Papierarchiv in Gänze zu verzichten. Eine gültige Zertifizierung vorausgesetzt und von unabhängiger Stelle attestiert, entsprechen diese Systeme den in Deutschland gültigen GoBD Anforderungen und garantieren ihren Betreibern eine methodische Rechtskonformität gegenüber der Finanzbehörde.
Aber auch mit Blick auf die DSGVO kann es alleine schon einen Haftungsgrund darstellen, wenn Informationen im Falle einer Compliance-Prüfung oder gar einer Klage nicht gefunden oder dokumentationspflichtige Prozesse nicht nachgewiesen werden können.
GoBD
DSGVO
Workflows
Ein Dokumenten Management System wäre kein Management System, wenn es einfach nur Dokumente archiviert. Denn dann wäre es ein Elektronisches Dokumenten Archivierung System. Die Management Komponente eines DMS besitzt die Eigenschaft, aktive und Dokumenten getriebene Workflows innerhalb der Organisation zu etablieren, die genau die Arbeitsabläufe am Bildschirm abbilden, die bisher sich am Durchlauf eines Papierdokumentes orientieren. Dabei wandern keine Papierdokumente mehr von einem Schreibtisch zum anderen. Es werden elektronisch erfasste Dokumente in einen zuvor definierten Arbeitsdurchlauf geleitet, in dem genau festgelegt ist, welche Stationen ein Dokument zu durchlaufen hat, bevor es im revisionssicheren Archiv schlussendlich abgelegt wird.
Transparenz
Ein weiterer Vorteil eines DMS ist die Möglichkeit nach allen auf dem Dokument enthaltenen Informationen zu suchen. Egal ob Sie nach einer Bestellnummer, einer Rechnungsnummer, einem Namen und/oder einem Datum suchen. In einem DMS finden Sie alle jemals dort abgelegten Dokumente innerhalb von Sekunden oder längstens weniger Minuten. In einem Papierarchiv dauert die Suche nach einer Information unter Umständen viele Stunden und beschäftigt mehrere Personen. Statistische Erhebungen gehen davon aus, dass in solchen Organisationen, die Informationen auf dem Papierträger belassen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Summe einen halben Monat Ihrer Jahresarbeitszeit ausschließlich mit der Suche nach auf Papier gedruckten Informationen verbringen. Ein halber Monat mit nahezu 0% Produktivität.
BQC
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Die Inklusion des Ganzen: ECM
Ein Enterprise Content Management System befasst sich nicht nur mit den Dokumenten, die innerhalb eines Unternehmens bewegt, verarbeitet und archiviert werden. Ein ECM verbindet sämtliche Informationen, die in einem Unternehmen gespeichert werden miteinander und macht eine Organisation in ihren sämtlichen Informationsschichten transparent und durchsuchbar. Die englische Bezeichung macht daher deutlich, worum es geht: Es geht um alle im Unternehmen gespeicherten Informationen.
Ein ECM stellt Verknüfungen zwischen so vielen digitalen Informationen im Unternehmen her, wie sie sinnvoll sind. Egal ob diese Informationen auf einem elektonischen Dokument zu finden sind, in einer Kundendatenbank oder einer Excel Tabelle. Eine zu verarbeitende Rechnung, die eine Bestellnummer als Referenz enthält, kann sofort auf den Bestelldatensatz des ERP Systems verlinken. Anhand einer Lieferantennummer, die in ein Suchfeld eingegeben wird, können sämtliche Informationen, die zu dieser Nummer in jeglichen Datenquellen des Unternehmens gespeichert sind, aggregiert und anzeigt werden. Über praktische Filter können die Ergebnisse dann Schritt für Schritt eingegrenzt werden.
Der Rechnungseingangsprozess
Haben Sie es gewusst?
Die traditionelle Bearbeitung einer Kreditorenrechnung in einer typischen Buchhaltung eines Unternehmens in Deutschland kostet je nach Routine zwischen 15 und 20 EUR. Die Handarbeit ist also auch an dieser Stelle recht kostspielig. Vorallem dann, wenn die eingekaufte Ware gerade mal einen Einkaufswert von 15 EUR hat. Schon haben sich die Beschaffungskosten verdoppelt! Allein nur wegen des manuellen Rechnungseingangs.
Da die Verarbeitung von Lieferantenrechnungen auf Basis maschinenlesbarer Dokumente einem weitestgehend standardisierten Schema folgt, können für diesen konkreten Prozess Elemente der KI angewandt werden, um die eigenständige Abarbeitung von Lieferantenrechnungen zu betreiben. Voll automatisch. Leistungsstarke Systeme erreichen einen Automationsgrad von über 95%.
Ein Automationsgrad von 95% auf einen bisher manuell ausgeführten Prozess bedeutet, dass vom ehemals manuellen Prozess nur noch 5% des Prozessvolumens übrig bleiben. Diese 5% sind typischer Weise die Klärungsfälle, für die der Automat die individuelle Entscheidungskompetenz des Menschen benötigt. Natürlich stehen auch hinter den automatisierten 95% Kosten der eingesetzten Software und ihrer Einrichtung. Aber diese Kosten sind im Verhältnis so gering, dass aus den ehemals 15 bis 20 EUR Prozess-Stückkosten nun 1,50 bis 2,00 EUR Prozess-Stückkosten werden.
Der digitale Rechnungseingangsprozess: Ein gutes Beispiel für den Wettbewerbsvorteil, den Sie mit der Digitalisierung des richtigen Prozesses erzielen können.